Aktualności
Jak przeprowadzić zdalny onboarding pracownika – 9 dobrych praktyk (cz. 1)
Sprawienie, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani od samego początku jest bardzo ważne. Doświadczenie wielu firm pokazuje bowiem, że pracownik chętniej i dłużej pozostanie w firmie, jeśli miał pozytywne doświadczenia onboardingowe.
Wdrażanie nowych pracowników jest jednak wyzwaniem, nawet w spokojnych czasach. Wszyscy wiemy, jak wygląda pierwszy dzień w nowej pracy: nieznane otoczenie w połączeniu z nowymi twarzami i nieznaną technologią. Takie zestawienie niejednokrotnie bywa przytłaczające. Nie mówiąc już o sytuacji, kiedy pracownicy dołączają zdalnie do wirtualnego zespołu.
Poniżej prezentujemy najlepsze praktyki zdalnego onboardingu, które włączone do strategii zdalnego wdrażania sprawią, że proces ten będzie przebiegał gładko i skutecznie.
Wdrażanie nowych pracowników jest jednak wyzwaniem, nawet w spokojnych czasach. Wszyscy wiemy, jak wygląda pierwszy dzień w nowej pracy: nieznane otoczenie w połączeniu z nowymi twarzami i nieznaną technologią. Takie zestawienie niejednokrotnie bywa przytłaczające. Nie mówiąc już o sytuacji, kiedy pracownicy dołączają zdalnie do wirtualnego zespołu.
Poniżej prezentujemy najlepsze praktyki zdalnego onboardingu, które włączone do strategii zdalnego wdrażania sprawią, że proces ten będzie przebiegał gładko i skutecznie.
1. Opracuj plan wdrażania z wyraźnymi kamieniami milowymi
Kluczem do efektywnego onboardingu pracowników zdalnych jest stworzenie szczegółowego planu wdrożenia. Plan ten powinien obejmować wszystkie aspekty procesu onboardingu, ale co najważniejsze, zawierać kamienie milowe, które można wykorzystać do pomiaru postępów pracownika w procesie.
Istniejące plany onboardingu, które skierowane były dotychczas do osób pracujących na miejscu, często można zmienić tak, aby dostosować je do onboardingu pracowników zdalnych. Określenie w planie onboardingu terminów zakończenia każdego etapu pomoże nadać strukturę całemu procesowi i zachować produktywność pracowników w pierwszych kilku tygodniach, podczas gdy będą oni dostosowywać się do nowego rytmu pracy.
Kluczem do efektywnego onboardingu pracowników zdalnych jest stworzenie szczegółowego planu wdrożenia. Plan ten powinien obejmować wszystkie aspekty procesu onboardingu, ale co najważniejsze, zawierać kamienie milowe, które można wykorzystać do pomiaru postępów pracownika w procesie.
Istniejące plany onboardingu, które skierowane były dotychczas do osób pracujących na miejscu, często można zmienić tak, aby dostosować je do onboardingu pracowników zdalnych. Określenie w planie onboardingu terminów zakończenia każdego etapu pomoże nadać strukturę całemu procesowi i zachować produktywność pracowników w pierwszych kilku tygodniach, podczas gdy będą oni dostosowywać się do nowego rytmu pracy.
2. Przygotuj dla pracowników pakiet powitalny
Rozważ stworzenie pakietu powitalnego, który można będzie rozesłać drogą elektroniczną do nowych pracowników zdalnych. Najlepiej byłoby, gdyby został on do nich wysłany przed pierwszą sesją onboardingową.
Pakiet powitalny powinien dostarczać nowym pracownikom ogólne informacje, które mogą im się przydać w pierwszych dniach i miesiącach pracy w firmie. Chociaż nie należy go wykorzystywać do udostępniania poufnych informacji, takich jak hasła lub inne poufne dane, powinien zawierać numery telefonów i adresy e-mail pracowników, z którymi nowy członek zespołu będzie współpracował.
Nagranie filmu, który wita nowych pracowników, może być świetnym sposobem na natychmiastowe stworzenie poczucia przynależności do zespołu. Taki film nie powinien być zbyt formalny i powinien sprawić, że pracownik poczuje się swobodnie w nowym środowisku pracy i lepiej pozna firmę i swoich współpracowników.
Film powitany postaraj się włączyć do jednego z pierwszych etapów procesu wdrażania. Dodatkowo, upewnij się, że większość szkoleń dla nowych pracowników jest w formie nagranych wcześniej filmów wideo lub sesji na żywo. Jest to kolejny świetny sposób na to, aby pracownicy czuli się mile widziani, uzyskując odpowiedzi na swoje pytania w czasie rzeczywistym i budując poczucie koleżeństwa z pozostałymi pracownikami.
Rozważ stworzenie pakietu powitalnego, który można będzie rozesłać drogą elektroniczną do nowych pracowników zdalnych. Najlepiej byłoby, gdyby został on do nich wysłany przed pierwszą sesją onboardingową.
Pakiet powitalny powinien dostarczać nowym pracownikom ogólne informacje, które mogą im się przydać w pierwszych dniach i miesiącach pracy w firmie. Chociaż nie należy go wykorzystywać do udostępniania poufnych informacji, takich jak hasła lub inne poufne dane, powinien zawierać numery telefonów i adresy e-mail pracowników, z którymi nowy członek zespołu będzie współpracował.
Nagranie filmu, który wita nowych pracowników, może być świetnym sposobem na natychmiastowe stworzenie poczucia przynależności do zespołu. Taki film nie powinien być zbyt formalny i powinien sprawić, że pracownik poczuje się swobodnie w nowym środowisku pracy i lepiej pozna firmę i swoich współpracowników.
Film powitany postaraj się włączyć do jednego z pierwszych etapów procesu wdrażania. Dodatkowo, upewnij się, że większość szkoleń dla nowych pracowników jest w formie nagranych wcześniej filmów wideo lub sesji na żywo. Jest to kolejny świetny sposób na to, aby pracownicy czuli się mile widziani, uzyskując odpowiedzi na swoje pytania w czasie rzeczywistym i budując poczucie koleżeństwa z pozostałymi pracownikami.
3. Zapewnij bezpieczny dostęp do narzędzi o kluczowym znaczeniu dla firmy
Kluczem do udanej pracy zdalnej jest łatwość udostępniania i uzyskiwania dostępu do danych logowania do najważniejszych narzędzi w firmie. Aby efektywnie wykonywać swoją pracę, nowi pracownicy potrzebują dostępu do wielu kont internetowych. Dzięki szybkiemu zaznajomieniu ich z narzędziami o kluczowym znaczeniu dla firmy, będą oni mogli znacznie wcześniej stać się niezależni i efektywnie wykonywać swoje obowiązki.
Pierwszym krokiem, jaki można zrobić, jest stworzenie przewodnika wyjaśniającego, jakich narzędzi używa firma i jak należy z nich korzystać. Drugim i najważniejszym aspektem, który należy rozwiązać, jest sposób udostępniania danych logowania.
W środowisku pracy zdalnej nazwy użytkowników i hasła można porównać do przekazania pracownikowi zestawu kluczy do biura – dlatego należy zachować ostrożność podczas ich udostępniania. W końcu złośliwe ataki hakerskie na świecie zdarzają się co 39 sekund, a średni koszt naruszenia danych wynosi 3,9 miliona dolarów. Bardzo ważne jest w związku z tym używanie oprogramowania do ochrony haseł. Pozwala to na łatwe, bezpieczne i szybkie udostępnianie danych logowania nowym pracownikom bez narażania bezpieczeństwa pracy zdalnej.
Kluczem do udanej pracy zdalnej jest łatwość udostępniania i uzyskiwania dostępu do danych logowania do najważniejszych narzędzi w firmie. Aby efektywnie wykonywać swoją pracę, nowi pracownicy potrzebują dostępu do wielu kont internetowych. Dzięki szybkiemu zaznajomieniu ich z narzędziami o kluczowym znaczeniu dla firmy, będą oni mogli znacznie wcześniej stać się niezależni i efektywnie wykonywać swoje obowiązki.
Pierwszym krokiem, jaki można zrobić, jest stworzenie przewodnika wyjaśniającego, jakich narzędzi używa firma i jak należy z nich korzystać. Drugim i najważniejszym aspektem, który należy rozwiązać, jest sposób udostępniania danych logowania.
W środowisku pracy zdalnej nazwy użytkowników i hasła można porównać do przekazania pracownikowi zestawu kluczy do biura – dlatego należy zachować ostrożność podczas ich udostępniania. W końcu złośliwe ataki hakerskie na świecie zdarzają się co 39 sekund, a średni koszt naruszenia danych wynosi 3,9 miliona dolarów. Bardzo ważne jest w związku z tym używanie oprogramowania do ochrony haseł. Pozwala to na łatwe, bezpieczne i szybkie udostępnianie danych logowania nowym pracownikom bez narażania bezpieczeństwa pracy zdalnej.
4. Rozważ wdrażanie nowych pracowników w grupach
Wdrażanie nowych pracowników w grupach może sprawić, że cały proces będzie mniej stresujący zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Grupowy onboarding zapewnia nowym członkom zespołu łatwe i szybkie poznanie współpracowników i często jest mniej onieśmielający niż spotkania z ludźmi jeden na jednego.
Jest to szczególnie pomocne w przypadku pracowników zdalnych, gdy praca poza biurem często prowadzi do poczucia izolacji. Jeśli nie możesz przeprowadzić onboardingu w grupach, rozważ zaproszenie wszystkich nowych pracowników, którzy dołączyli do zespołu w ciągu ostatnich 3 miesięcy, na sesję grupową. Sesję tę można wykorzystać do przedstawienia nowych pracowników zdalnych innym nowym członkom zespołu, a także jako platformę do budowania silniejszych relacji z innymi w różnych zespołach i działach.
Wdrażanie nowych pracowników w grupach może sprawić, że cały proces będzie mniej stresujący zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Grupowy onboarding zapewnia nowym członkom zespołu łatwe i szybkie poznanie współpracowników i często jest mniej onieśmielający niż spotkania z ludźmi jeden na jednego.
Jest to szczególnie pomocne w przypadku pracowników zdalnych, gdy praca poza biurem często prowadzi do poczucia izolacji. Jeśli nie możesz przeprowadzić onboardingu w grupach, rozważ zaproszenie wszystkich nowych pracowników, którzy dołączyli do zespołu w ciągu ostatnich 3 miesięcy, na sesję grupową. Sesję tę można wykorzystać do przedstawienia nowych pracowników zdalnych innym nowym członkom zespołu, a także jako platformę do budowania silniejszych relacji z innymi w różnych zespołach i działach.
5. Zorganizuj spotkanie poza siedzibą firmy
Jednym z największych wyzwań, z jakimi będą musieli zmierzyć się pracownicy zdalni podczas procesu onboardingu, a w niektórych przypadkach również podczas pracy w firmie, jest poczucie izolacji. Każdy udany program zdalnego wdrażania powinien rozwiązać ten problem i jak najszybciej stworzyć poczucie przynależności.
Zorganizowanie co najmniej jednego spotkania poza siedzibą firmy umożliwia nowym pracownikom osobiste spotkanie z innymi członkami zespołu. Jest to nie tylko niezbędne do stworzenia silniejszych relacji między pracownikami zdalnymi a innymi członkami zespołu, ale często może również zmniejszyć rotację pracowników.
W przypadku pracowników zdalnych, którzy pracują z odległych geograficznie lokalizacji, może okazać się niemożliwe, aby wszyscy uczestniczyli w spotkaniu. Są jednak sposoby na rozwiązanie tego problemu. Przede wszystkim można zorganizować spotkanie towarzyskie za pomocą oprogramowania do konferencji internetowych. Chociaż to nie to samo, co fizyczne spotkanie, jest jednak niezmiernie ważne.
Jednym z największych wyzwań, z jakimi będą musieli zmierzyć się pracownicy zdalni podczas procesu onboardingu, a w niektórych przypadkach również podczas pracy w firmie, jest poczucie izolacji. Każdy udany program zdalnego wdrażania powinien rozwiązać ten problem i jak najszybciej stworzyć poczucie przynależności.
Zorganizowanie co najmniej jednego spotkania poza siedzibą firmy umożliwia nowym pracownikom osobiste spotkanie z innymi członkami zespołu. Jest to nie tylko niezbędne do stworzenia silniejszych relacji między pracownikami zdalnymi a innymi członkami zespołu, ale często może również zmniejszyć rotację pracowników.
W przypadku pracowników zdalnych, którzy pracują z odległych geograficznie lokalizacji, może okazać się niemożliwe, aby wszyscy uczestniczyli w spotkaniu. Są jednak sposoby na rozwiązanie tego problemu. Przede wszystkim można zorganizować spotkanie towarzyskie za pomocą oprogramowania do konferencji internetowych. Chociaż to nie to samo, co fizyczne spotkanie, jest jednak niezmiernie ważne.
Kolejne dobre praktyki na zdalny onboarding przedstawimy w drugiej części artykułu. A jeśli chcielibyście przygotować plan wdrożeniowy dla swoich nowych pracowników i potrzebujecie porady eksperta, zapraszamy do kontaktu!
Ta strona korzysta z plików cookies, aby najlepiej wykorzystać zaprojektowane możliwości. Dowiedz się więcej o naszej Polityce cookies.
Akceptuj